V dnešní době, kdy je e-mail nezbytnou součástí každodenního života, se správa a archivace emailů stává klíčovým aspektem pro organizace ve všech odvětvích. Exchange Online Archiving od Microsoftu představuje řešení pro organizace, které hledají efektivní a bezpečný způsob, jak spravovat a uchovávat svou emailovou komunikaci v souladu se svou interní politikou a externími regulačními požadavky.
Co je Exchange Online Archiving?
Exchange Online Archiving je cloudová služba určená pro archivaci emailů, která je k dispozici jako doplněk (add-on) nebo jako součást plánů jako je Microsoft 365 Business Premium, Exchange Online Plan 2, Microsoft 365 E3/E5 a Office 365 E3/E5.
Tato služba nabízí organizacím možnost bezpečně archivovat emailové zprávy a splnit tak regulační požadavky na uchování dat, aniž by bylo nutné investovat do vlastní infrastruktury pro archivaci.
Služba je také často využívána v případech, kdy jednoduše dojde k vyčerpání kapacity schránky a archivace se tak stane dostupným řešením pro dotčené uživatele.
Exchange Online Archiving je dostupný jak pro zákazníky s cloudovými schránkami, tak i pro ty v hybridním nasazení, pokud jsou on-premises schránky na Exchange Server 2019, Exchange Server 2016 nebo Exchange Server 2013 SP1 a na novějších verzích. Auto-expanding archivace je podporována pouze pro archivy umístěné v cloudu.
Jak to funguje?
Základem Exchange Online Archiving je funkce auto-expanding archiving, která automaticky rozšiřuje úložný prostor archivu, jakmile dosáhne jeho počáteční kapacity 100 GB. Tato kapacita může být rozšířena až na maximální limit 1,5 TB, čímž je zajištěno, že organizace nebudou čelit omezení prostoru pro archivaci svých emailů. Proces rozšiřování je plně automatizovaný a nevyžaduje žádný manuální zásah, což značně usnadňuje správu pro IT oddělení.
Upozornění: Funkce auto-expanding není zapnuta automaticky. Nastavení je třeba provést manuálně pomocí uvedeného postupu zde.
Důležitost auto-expanding archivu
Auto-expanding archiv představuje zásadní řešení pro organizace, které se potýkají s neustálým nárůstem objemu emailových zpráv. Díky této funkci mohou organizace efektivně spravovat a uchovávat svou komunikaci bez obav z překročení kapacity archivu. To nejen zjednodušuje správu dat, ale také pomáhá organizacím dodržovat právní a regulační požadavky na archivaci a uchovávání dat.
Tato funkce je podporována pro poštovní schránky určené pro jednotlivé uživatele nebo sdílené poštovní schránky s mírou růstu, která nepřesahuje 1 GB za den. Používání pravidel pro přeposílání zpráv do archivu Exchange Online za účelem archivace není povoleno, a Microsoft si vyhrazuje právo odepřít další archivaci v případech, kdy je archivní poštovní schránka uživatele využívána pro ukládání dat pro ostatní uživatele nebo v jiných případech nevhodného použití.
Cena a doporučení
Cena za službu Exchange Online Archiving je stanovena na 2,8 EUR na uživatele měsíčně při ročním závazku, což činí tuto službu přístupnou pro organizace všech velikostí. Přestože je možné službu zakoupit jako doplněk k plánu Exchange Online Plan 1, pro mnohé organizace může být výhodnější zvážit přechod na Exchange Online Plan 2, který již zahrnuje archivační funkce a nabízí větší kapacitu poštovní schránky.
Závěr
Exchange Online Archiving představuje nezbytné řešení pro organizace, které chtějí efektivně spravovat svou emailovou komunikaci a zároveň splnit regulační požadavky na archivaci a uchovávání dat. Díky své flexibilitě, bezpečnosti a cenové dostupnosti je Exchange Online Archiving ideálním řešením pro podniky hledající spolehlivou službu pro archivaci emailů.